– kilka słów o tym, jakie obowiązki zostaną nałożone na podmioty publiczne w związku z regulacją systemu bezpieczeństwa dokumentów publicznych, w tym określenia wymaganego poziomu ich zabezpieczeń, ustalenia zasad opracowywania wzorów dokumentów publicznych, ustalenia obowiązków podmiotów odpowiedzialnych za emisję dokumentów.
Akty prawne:
Ustawa o dokumentach publicznych z dnia 22 listopada 2018 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 53) – dalej jako „ustawa”
Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wykazu dokumentów publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1289)
Komentarz:
W dniu 12 lipca weszła w życie ustawa o dokumentach publicznych, której głównym celem jest walka z wykorzystywaniem tych dokumentów do popełniania przestępstw. Ustawa ma zapewnić budowę i wdrożenie systemu bezpieczeństwa dokumentów publicznych. W związku z powyższym, na podmioty publiczne zostały nałożone nowe obowiązki mające doprowadzić do wprowadzenia spójnych zabezpieczeń dokumentów publicznych.
Zespół Radców Prawnych UJ opracował dla Państwa informację o tym w jaki sposób ustawa ta wpłynie na działalność naszej Uczelni.
Przepisy ustawy definiują dokument publiczny jako „dokument, który służy do identyfikacji osób, rzeczy lub potwierdza stan prawny lub prawa osób posługujących się takim dokumentem, zabezpieczony przed fałszerstwem i wytwarzany według wzoru określonego w przepisach prawa powszechnie obowiązującego albo którego wzór graficzny i forma zostały zatwierdzone przez podmiot realizujący zadania publiczne uprawniony na podstawie odrębnych przepisów i który jest zgodny z wymogami dla blankietu tego dokumentu określonymi w przepisach prawa powszechnie obowiązującego” (art. 2 ust. 1 pkt. 2 ustawy).
Dokumenty publiczne podzielone zostały na 3 kategorie:
Dokumentami publicznymi kategorii pierwszej są dokumenty najistotniejsze z punktu widzenia bezpieczeństwa państwa, których wytwarzanie odbywa się w sposób uwzględniający szczególne środki bezpieczeństwa (art. 5 ust. 1 ustawy) – przykładowo, będą to takie dokumenty jak dowód osobisty, paszport, akty stanu cywilnego (odpisy i zaświadczenia), dokumenty związane z legalizacją pobytu cudzoziemców, odpisy orzeczeń sądowych, akty notarialne, prawo jazdy, legitymacja osoby niepełnosprawnej, dowód rejestracyjny, legitymacje służbowe.
Dokumentami publicznymi kategorii drugiej są dokumenty istotne ze względu na bezpieczeństwo państwa, bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego, w tym dotyczące broni, międzynarodowego przewozu towarów niebezpiecznych, potwierdzające wykształcenie wyższe i specjalistyczne oraz świadectwa dojrzałości - inne niż dokumenty wymienione w ramach pierwszej kategorii. Dla UJ istotne jest, że do tej kategorii należą:
„dokumenty, o których mowa w ustawie z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. poz. 1668, z późn. zm.1))
a) dyplom ukończenia studiów, o którym mowa w art. 77 ust. 1 ustawy,
b) świadectwo dyplomowanego specjalisty, o którym mowa w art. 161 ust. 4 ustawy,
c) świadectwo dyplomowanego specjalisty technologa, o którym mowa w art. 161 ust. 4 ustawy” (§2 pkt. 5 Rozporządzenia)
Dokumentami publicznymi kategorii trzeciej są dokumenty mające wpływ na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego, w tym koncesje, pozwolenia, licencje, zaświadczenia, świadectwa i certyfikaty związane z bezpieczeństwem transportu, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkoły, legitymacje szkolne i studenckie oraz dokumenty uprawniające do różnego rodzaju ulg - inne niż dokumenty wymienione w ramach pierwszej i drugiej kategorii. Dla UJ istotne jest, że do tej kategorii należy „legitymacja studencka, o której mowa w art. 74 ust. 4 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce” (§3 pkt. 13 Rozporządzenia)
Dla każdej z kategorii został ustalony wykaz minimalnych wymaganych zabezpieczeń przed fałszerstwem. Wykazy te znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 lipca 2019 r. w sprawie wykazu minimalnych zabezpieczeń dokumentów publicznych przed fałszerstwem (Dz.U. z 2019 r. poz. 1281).
Dodatkowo emitent dokumentu publicznego we współpracy z Komisją do spraw dokumentów publicznych opracowuje wzór dokumentu publicznego (art. 11 ustawy). Procedurę opracowywania wzoru regulują przepisy Rozdziału 3 ustawy. W przypadku Uniwersytetu procedura ta będzie dotyczyła emitowanych przez niego dokumentów (np. dyplomu)– termin zgłoszeń i ich przedmiot określa art. 11 ust. 3 ustawy.
Ustawa wprowadza także dodatkowe obowiązki związane z tym, że dany podmiot występuje jako emitent dokumentu publicznego:
Emitent dokumentu publicznego, najpóźniej w dniu wejścia w życie przepisu określającego wzór dokumentu publicznego zamieszcza na swojej stronie internetowej pliki graficzne i dane dotyczące dokumentu publicznego, a także przekazuje je Ministrowi drogą elektroniczną. (art.34 ustawy)
Emitent dokumentu publicznego pierwszej i drugiej kategorii przekazuje wzorzec tego dokumentu Komendantowi Głównemu Policji, Komendantowi Głównemu Straży Granicznej, Szefowi Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefowi Centralnego Biura Antykorupcyjnego oraz Ministrowi, najpóźniej w dniu wejścia w życie przepisu określającego wzór tego dokumentu publicznego. (art. 35 ustawy)
Emitent dokumentu publicznego przekazuje wzorzec dokumentu publicznego także na żądanie Ministra. (art. 36 ustawy)
Emitent dokumentu publicznego przekazuje Ministrowi dokument publiczny zwrócony przez posiadacza tego dokumentu wskazującego na jego uszkodzenie w wyniku wady technicznej, celem dokonania oceny jakości tego dokumentu. (art. 37 ustawy)
Emitent dokumentu publicznego współdziała także ze służbami i organami wskazanymi w art. 38 ustawy
Emitent dokumentu publicznego na żądanie Ministra, przy współpracy z wytwórcą tego dokumentu, zapewnia dostęp do dokumentacji technicznej tego dokumentu publicznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy przedsiębiorstwa i ochronie informacji niejawnych. (art. 39 ustawy)
Ustawa stanowi także, że blankiety dokumentów publicznych przechowywane w miejscu ich personalizacji lub indywidualizacji oraz dokumenty publiczne przechowywane w miejscu ich wydawania zabezpiecza się przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem i jednocześnie wskazuje wymogi jakie powinny spełniać pomieszczenia, w których przechowywane są te dokumenty. (art. 43 ustawy). Przepis ten wprowadza zatem obowiązek przechowywania dokumentów publicznych miejscach odpowiednio zabezpieczonych.
Wspomnieć tez trzeba, że ustawa wprowadza sankcje karne za wytwarzanie, oferowanie, zbywanie lub przechowywanie w celu zbycia repliki dokumentu publicznego (art. 58 ustawy).
W rozdziale XII ustawy zawarto regulacje przejściowe, które określają w jaki sposób należy postępować w przypadku rozpoczętych prac nad wzorami dokumentów oraz z dokumentami publicznymi wytworzonymi do dnia wejścia w życie ustawy. Co do zasady ustawa nakazuje stosowanie „okresów przejściowych” w ww. przypadkach.