Zespół Radców Prawnych UJ świadczy pomoc prawną wyłącznie na rzecz Uniwersytetu Jagiellońskiego, na zasadach określonych w zarządzeniu nr 89 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 21 grudnia 2018 roku.
Zgłoszenie sprawy
Zgłoszenia spraw przyjmujemy wyłącznie drogą mailową na adres: zrp@uj.edu.pl
Wiadomości prosimy przysyłać z adresu e-mail znajdującego się w domenie uj.edu.pl.
Sprawy należy kierować do Zespołu z odpowiednim wyprzedzeniem przed planowanym terminem dokonania danej czynności (np. przed podpisaniem umowy). W przypadku pism sądowych i urzędowych prosimy kierować informacje niezwłocznie po jego otrzymaniu.
Z uwzględnieniem zasad obiegu dokumentów w UJ sprawy analizowane są w terminie nie krótszym niż 7 dni roboczych, a w sprawach pilnych nie krótszym niż 3 dni robocze.
Jednocześnie prosimy brać pod uwagę, że termin analizy sprawy jest zależny od jej charakteru, przedłożenia przez zgłaszającego kompletnego zestawu dokumentów, konieczności uzupełnienia informacji faktycznych i w przypadkach, które wymagają dodatkowych czynności i wyjaśnień, może ulec wydłużeniu.
Prosimy o opisanie sprawy, której dotyczy zgłoszenie oraz załączenie do wiadomości skanów wszystkich niezbędnych dokumentów (umów, aneksów, wykazów akceptacji w EZD, itp.). W wiadomości należy także wskazać dane kontaktowe (jednostkę, dane osobowe, e-mail, nr telefonu) do uprawnionej osoby kierującej sprawę do prowadzenia.
Sprawy rozdzielane są według specjalizacji poszczególnych radców prawnych. W odpowiedzi na zgłoszenie zgłaszający sprawę zostaje poinformowany o przydzieleniu sprawy radcy prawnemu odpowiedzialnemu za jej prowadzenie (wiadomością e-mail). W tej konkretnej sprawie, od momentu otrzymania wiadomości zwrotnej z Zespołu ze wskazaniem radcy prawnego, można korespondować bezpośrednio mailowo z tym radcą prawnym, w kontynuacji dotychczasowej korespondencji. Radca prawny, któremu sprawa została przydzielona, kontaktuje się bezpośrednio mailowo z osobą zgłaszającą lub kierującą sprawę, albo osobą wskazaną przez zgłaszającego jako uprawnioną do podejmowania czynności w sprawie.
O załatwieniu sprawy zgłaszający lub inna osoba upoważniona do odbioru danego dokumentu zostaje powiadomiona (mailowo lub telefonicznie) przez radcę prawnego prowadzącego sprawę lub przez Sekretariat Zespołu. Radca prawny w informacji o możliwości odbioru dokumentów podaje miejsce ich odbioru.
Korespondując z Zespołem uprzejmie prosimy dołączać do wiadomości dotychczasową historię korespondencji w danej sprawie.
Kategorie spraw, które przed zgłoszeniem do Zespołu należy w pierwszej kolejności skonsultować z odpowiednimi działami merytorycznymi:
- wnioski o udostępnienie informacji publicznych - Dział Organizacji,
- sprawy projektowe - Centrum Wsparcia Nauki,
- sprawy studenckie – Centrum Wsparcia Dydaktyki,
- sprawy osobowe – Centrum Spraw Osobowych,
- współpraca międzynarodowa – Centrum Współpracy Międzynarodowej,
- zamówienia publiczne – Dział Zamówień Publicznych,
- przetwarzanie danych osobowych - Inspektor Ochrony Danych.
Poufność korespondencji z ZRP UJ
Opinie prawne radców prawnych i adwokatów są objęte ochroną prawną, w tym jako tajemnica zawodowa oraz tajemnica przedsiębiorstwa.
Wiadomość od radcy prawnego lub adwokata, w tym ewentualne dodane do niej załączniki, jest poufna i zawiera informacje przeznaczone tylko dla adresata. Zabronione jest przesyłanie treści tej wiadomości, w całości lub części, do adresatów spoza Uniwersytetu Jagiellońskiego bez zgody autora.
Wzory umów
Informujemy, że zgodnie z zarządzeniem nr 143 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 16 grudnia 2024 roku w sprawie zasad zawierania umów i porozumień przez Uniwersytet Jagielloński i Uniwersytet Jagielloński – Collegium Medicum wprowadza się obowiązek zawierania umów na wzorach umów opublikowanych na stronie ZRP UJ.
Odstępstwo od powyższej zasady może mieć miejsce wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu akceptacji radcy prawnego ZRP UJ.
Umowy zawierane przez Uniwersytet Jagielloński podlegają weryfikacji pod względem formalno-prawnym, tj. parafowaniu lub akceptacji w EZD przez radcę prawnego ZRP UJ.
Nie podlegają weryfikacji pod względem formalno-prawnym, tj. nie wymagają parafowania lub akceptacji w EZD, przez radcę prawnego ZRP UJ umowy wskazane w załączniku nr 1 do zarządzenia, sporządzone na wzorach opracowanych przez ZRP UJ oraz zamieszczone na stronie ZRP UJ.
Modyfikacja obowiązującego wzoru umowy wymaga akceptacji radcy prawnego.
Wzory umów parafowanych i nie wymagających parafowania przez prawnika są dostępne dla pracowników UJ po zalogowaniu na stronie internetowej ZRP UJ - www.zrp.uj.edu.pl
Umowy i inne dokumenty podlegające weryfikacji prosimy przesyłać mailowo w formie edytowalnej (plik programu Microsoft Word). Umowy weryfikowane są przed ich podpisaniem przez drugą stronę.
Umowy należy procedować zgodnie z instrukcjami procedowania umów w systemie EZD, określonymi w zarządzeniu nr 40 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 15 kwietnia 2024 roku w sprawie obowiązku procedowania w systemie EZD umów i porozumień zawieranych przez Uniwersytet Jagielloński, a w przypadku umów procedowanych poza systemem EZD w sposób określony w Regulaminie organizacyjnym Uniwersytetu Jagiellońskiego i Instrukcji kancelaryjnej Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Wzory umów podlegają aktualizacji lub uzupełnieniu bezpośrednio przez ZRP UJ i opublikowaniu na stronie internetowej, bez wydawania zarządzenia w tej sprawie.
Pełnomocnictwa
Pełnomocnictwa finansowe związane z pełnieniem funkcji
Zgodnie z Komunikatem nr 14 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 2 września 2024 roku w sprawie pełnomocnictw udzielanych w kadencji 2024–2028 wnioskowanie o udzielenie pełnomocnictwa związanego z dysponowaniem środkami finansowymi odbywa się z wykorzystaniem aplikacji dostępnej w Portalu Informacyjnym UJ https://pi.uj.edu.pl (zakładka „Pełnomocnictwa”, kafelek „Wnioski o pełnomocnictwo”).
Szczegółowe zasady wnioskowania o pełnomocnictwa i instrukcje znajdują się w ww. komunikacie.
Pozostałe pełnomocnictwa finansowe oraz pełnomocnictwa niefinansowe
Projekty pełnomocnictw prosimy przesyłać na adres e-mail Zespołu w wersji edytowalnej (plik programu Microsoft Word).
Przygotowane przez Zespół pełnomocnictwo wymaga zarejestrowania (nadania numeru) w Dziale Organizacji. Jeden z zarejestrowanych i podpisanych oryginałów otrzymanego pełnomocnictwa (ten z podpisem i pieczątką prawnika) należy zwrócić do Zespołu.
Przykładowe wzory pełnomocnictw znajdują się tutaj.
Pełnomocnictwa w projektach
Pełnomocnictwa projektowe obsługuje Centrum Wsparcia Nauki.
Konflikt interesów
Jednocześnie informujemy, że zgodnie z ustawą o radcach prawnych z dnia 6 lipca 1982 r. oraz zasadami etyki wykonywania zawodu radcy prawnego, radca prawny zobowiązany jest wyłączyć się od opiniowania sprawy, w której zachodzi konflikt interesów. Do takich spraw należą w szczególności sprawy sporne pomiędzy pracownikami UJ oraz sprawy, w których pracownik może reprezentować interesy przeciwstawne interesom Uniwersytetu.
„Obowiązek unikania przez radcę prawnego konfliktu interesów służy zapewnieniu niezależności, a także dochowaniu tajemnicy zawodowej oraz lojalności wobec klienta”. (K. Rad. Prawn. z 2014 r. poz. 110)